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Referente Unico Whistleblowing

istituzione organismo di vigilanza 231 control consulenza aziendale

Il Whistleblowing (D. lgs. n. 24/2023) è uno strumento di conformità, tramite il quale gli stakeholder di un’organizzazione, siano essi interni o esterni, possono segnalare, in modo protetto e riservato, eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività.

 La normativa sul Whistleblowing prevede che l’organizzazione appronti una procedura volta a incentivare le segnalazioni e a tutelare il whistleblower, ovvero chi solleva la segnalazione. Lo scopo principale del whistleblowing è proprio quello di prevenire o risolvere un problema interno in maniera tempestiva.

Per i soggetti privati, che hanno impiegato nell’ultimo anno in media meno di 249 dipendenti con un minimo di 50 dipendenti, l’obbligo di istituire il canale di segnalazione decorre dal 17 Dicembre 2023. La nuova disciplina sul Whistleblowing è introdotta dal decreto legislativo 10 Marzo 2023 n. 24, che recepisce la Direttiva Europea UE 2019/1937.

231Control, al fine di garantire la conformità alle prescrizioni del D.Lgs. 24/2023, offre la propria Consulenza con i seguenti Servizi:

    • Implementazione di una procedura/politica (cd. Policy) in materia di Whistleblowing per consentire alle organizzazioni di adottare e attivare un canale di ricezione delle segnalazioni attraverso una casella di posta elettronica con dominio esterno all’organizzazione;
    • Invio della Politica tramite PEC alle Rappresentanze sindacali per avvisarli;
    • Accompagnamento per l’eventuale scelta della softwarehouse o piattaforma informatica da installare in loco o presso il sito web;
    • Individuazione del Refente Unico come “Titolare Autonomo del Trattamento
    • Copertura della figura come Referente Unico in materia di Whistleblowing;
    • Possibilità di effettuare le segnalazioni anche in forma orale mediante un servizio dedicato;
    • Possibilità di effettuare le segnalazioni chiedendo un incontro alla presenza di un professionista incaricato dell’attività e della gestione della conseguente segnalazione;
    • Gestione delle segnalazioni ricevute in conformità alle prescrizioni ed ai requisiti del sovra indicato decreto;
    • Formazione del personale all’interno dell’organizzazione in merito alle prescrizioni del suddetto decreto nonché all’attuazione della procedura predisposta;

e per la conformità alla Normativa in materia di Privacy?

    • Stesura di una Valutazione dei Rischi in merito alla piattaforma informatica scelta;
    • Informativa Privacy per i dipendenti e/o collaboratori in materia di Segnalazione delle Violazioni;
    • Individuazione del Referente unico come Titolare Autonomo del Trattamento


COSA PUO’ ESSERE OGGETTO DI SEGNALAZIONE?

Le segnalazioni da parte dei “Whistleblowers” possono essere di diversa natura, ad esempio:

    • Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
    • condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
    • illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
    • atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
    • atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
    • atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

CANALE DI COMUNICAZIONE INTERNA (compresa nella Proposta)

Nell’ambito della gestione del canale di segnalazione interna, la persona o l’ufficio interno ovvero il soggetto esterno, ai quali è affidata la gestione del canale di segnalazione interna svolgono le seguenti attività:

    • rilasciano alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
    • mantengono le interlocuzioni con la persona segnalante e possono richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
    • danno diligente seguito alle segnalazioni ricevute (es. Apertura di una Istruttoria);
    • forniscono riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione

CANALE DI COMUNICAZIONE ESTERNA

L’ANAC è il soggetto che ha l’onere di attivare la piattaforma informatica che consentirà il corretto funzionamento di tale percorso di segnalazione da parte del whistleblower e dovrà offrire le medesime garanzie di riservatezza già indicate per il canale di segnalazione interna.

LE DIVULGAZIONI PUBBLICHE

l soggetto però beneficerà delle medesime misure di protezione accordate dal decreto per l’utilizzo del canale interno/esterno, solo qualora:

    • abbia previamente effettuato una segnalazione interna o esterna senza aver ricevuto riscontro nei termini previsti;
    • abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
    • abbia fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni
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